Roller & Rollförtydliganden i team

Den här artikeln handlar om behovet av att förtydliga roller i team. Men jag kan lika gärna skriva det så här inledningsvis: Oavsett hur många - och långa - arbets- och befattningsbeskrivningar ni än tar fram, så kommer den optimala tydligheten ändå inte att uppnås. För det räcker inte att det står på papper. Detta eftersom vi människor tolkar ord och beskrivningar av arbetsuppgifter olika.

Psykologiprofessorn Susan Wheelan beskrev tre intressanta aspekter gällande roller som beskriver problematiken på ett bra sätt:

• Det finns en förväntad roll: förväntningarna på vad en teammedlem ska göra eller inte göra från chef och övriga i teamet.
• och så finns det en uppfattad roll: Den egna förståelse och tolkningen av rollen och vad den innebär.
• och dessutom en agerad roll: Vad man gör och inte gör i vardagen.

Varför ska man jobba med rollförtydliganden?

Som ovan beskrivet finns det olika nivåer av uppfattning kring vad en roll innebär. Rollerna behöver alltså klargöras och förtydligas.

Att förtydliga roller är viktigt för att få ett välfungerande team. Välfungerande team har nämligen i regel teammedlemmar som förstår och accepterar sina egna och andras roller. De är också väl insatta i varandras kompetenser och erfarenhet och vet vem de ska samarbeta med för att utföra en viss uppgift.

Tydliga roller hjälper också teamet att etablera en gemensam förståelse för likheter och olikheter mellan de olika specifika rollerna. När teamet ringar in de beteenden som de olika specifika rollerna kräver är det mycket lättare att sedan jämföra med vilka personliga resurser och kompetenser medlemmarna har.

Klargörande av roller kan dessutom hjälpa medlemmar i teamet att förstå den viktiga skillnaden mellan att vara "en person" till att bli "en person i en roll".

Tänk på att roller i team finns för att uppnå mål. Om teamet inte vet målet/målen kan inte teamets medlemmar anpassa sig så att det dem gör bidrar till att uppnå målet/målen. Därför är rollförtydliganden tät förknippade med målarbete.

Vad som saknas i många team jag stött på är dialog tillsammans om rollerna i teamet. Dialogen hjälper till att ta bort sådant som ligger i vägen för ett effektivt samarbete och är en förutsättning för att kunna reda ut oklarheter kring förväntade och uppfattade roller.

Hur kan man jobba med rollförtydliganden?

Som tidigare beskrivet är dialog i teamet viktigt. Men hur kan man som chef initiera en sådan dialog?

Först bör man vara medveten om att ett medlemskap i ett team innebär att var och en har två olika roller; man har en funktionell roll och en generisk roll.

Den funktionella rollen är kopplad till en titel och till de kompetenser och expertkunskaper som hör till den. Det kan vara rollen som bussförare, controller, projektledare, köksbiträde, musiker eller kirurg etcetera.

Den generiska rollen är kopplad till de beteenden och den information man bidrar med som stöttar teamet både i uteckling och prestation. Det kan handla om att tänka i nya banor, att reflektera, summera och sammanfatta eller dela med sig av sin kompetens inom ett annat område än det som man har sin funktionella roll i.

För det andra bör varje teammedlem bli medveten om de 2 rollerna de har. För att skapa medvetenhet och reflektion kring den funktionella rollen kan två bra frågeställningar till varje teammedlem vara:

• Vilken är din främsta arbetsuppgift och ansvarsområde?
• Vilka är dina kunskaper och kompetenser inom denna roll som du kan bidra med till teamet?

För den generiska rollen kan två bra frågeställningar till varje teammedlem vara:

• Med vilken information och vilka beteenden kan du hjälpa teamet framåt i arbetet?
• Vilka är dina största bidrag?

Om du vill ha hjälp eller stöd i att förtydliga rollerna, både de funktionella och de generiska så har jag bra checklistor för detta. Dessa får du naturligtvis helt gratis. Kontakta mig i så fall.

Referenser:

1. Wheelan, S. A. (2005). Group processes: A developmental perspective (2nd ed.). Boston: Allyn & Bacon.

2. Wegner, D. M., Giuliano, T., & Hertel, P. (1985). Cognitive interdependence in close relationships. In W. J. Ickes (Ed.), Compatible and incompatible relationships (pp. 253-276). New York: Springer-Verlag

3. Stasser, G.; Stewart, D. D.; Wittenbaum, G. M. (1995). "Expert roles and information exchange during discussion: The importance of knowing who knows what". Journal of Experimental Social Psychology. 31 (3): 244–265. doi:10.1006/jesp.1995.1012.